فرایند ها در گذار از دوران کرونا چگونه به ما کمک می کنند؟

گذار از دوران گرونا و مدیریت فرایندها

از آنجایی که به دلیل شیوع ویروس  COVID-19 با تغییرات اساسی در محیط کسب و کار روبرو هستیم ، ای کیو سان درون من به من میگه که فرایندهای کسب و کارت رو دوباره بررسی کن.

خوب شاید اولین مطلبی که به ذهن من مدیر کسب و کار میرسه این هست که دورکاری های رو راه انداری کن و وقتی صحبت از دور کاری میشه باید فرایندهای الکترونیک او کارها رو راه اندازی کرده باشیم.

در مدیریت فرایندها می توانیم سوالات مهم زیر را از خودمان بپرسیم:

  1. چه فرایندهایی برای ما حیاتی هستند؟

مثلا وقتی مشغول خانه داری هستم، غذا دادن به اعضای خانواده حیاتی است.

  1. وضعیت دسترسی به ورودی ها و منابعی که مورد نیاز این فرایندهای حیاتی هست، به چه صورت است؟

مثلا در مثال پخت و پز، خواروبار از جمله این منابع هستند .

  1. آیا می توانیم راه های جایگزین پیدا کنیم تا ریسک اجرای فرایندها را کاهش دهد؟

برای کاهش ریسک تامین خوار و بار باید فکری کرد. مثلا تغییر روش تامین آنها از مراجعه حضوری به فروشگاه ها به تامین آنها از طریق فروشگاه های آنلاین. و اگر بخواهم برای تامین هفتگی مایحتاج آشپزی ها از این فروشگاه ها استفاده کنم، باید به جای روش دلخواهانه آشپزی، یک برنامه غذایی هفتگی تدارک ببینم.

اگر این مثال را برای کسب و کارمان در نظر بگیریم، نحوه تامین منابع مورد نیاز برای فرایندهایمان ممکن است در شرایط فعلی دیگر مناسب نباشند.

ایجاد ثبات از طریق مستندسازی

مستندسازی فرایند، روشی است برای قانون گذاری نحوه انجام کارهایمان. روش های مستندسازی می تواند شامل طیف گسترده ای از چک لیست های ساده تا نقشه های فرایند پیچیده باشد که شامل قوانین کسب و کار، نقش ها، سیستم های کامپیوتری و خروجی ها و ورودی ها هستند. باید در نظر داشته باشیم که مستندسازی، نقشی فراتر از صرفا ثبت نحوه انجام کارها دارد و دوره کنونی ارزشی فوق العاده دارد زیرا در موارد زیر به ما کمک می کند:

  1. استمرار و ثبات. مستندسازی فرایند یک راهنمای گام به گام برای نحوه اجرای کار فراهم می کند. این به آن معناست که افراد جدید می توانند در صورت نیاز وارد نقش ها و مسئولیت ها شوند و روش اجرای نقش قبلا مشخص شده است.
  2. اولویت بندی. دسته بندی فرایند ها معمولا زمانی اتفاق می افتند که در حال مستندسازی آنها هستیم و به ما کمک می کند تا تشخیص دهیم چه فرایندهایی حیاتی هستند. پس تشخیص اینکه چه فرایندهایی برای تحویل ارزش مان به مشتریان، اولویت بالاتری دارند و اینکه چه فرایندهایی هنوز با شرایط فعلی انطباق دارند، ساده خواهد شد.
  3. اتوماسیون سریع. با درنظر گرفتن محدودیت در منابع و نیاز به تغییر فرایندهایمان برای رعایت فاصله گذاری اجتماعی، شرکت ها برای سرعت دادن به اتوماسیون فرایندهای شان وارد اقدام شده اند.

مستندسازی فرایند در سرعت دادن به اقدامات بسیار موثر است چرا که ما وضعیت فعلی را ثبت کرده ایم.

حل مشکلات واقعی از طریق تحلیل فرایند

نقش بزرگ دیگری که در این زمان برای فرایندها می توانیم در نظر بگیریم، استفاده از آنها برای تحلیل فرایندهای کاری و ارزیابی ریسک است. اینکه بفهمیم کدام یک از فرایندهای ما دچار ریسک شده است تا برنامه ها و راه حل های مقتضی را تدوین کنیم.

تحلیل ریسک معمولا بر دو متغیر تمرکز می کند: احتمال و اثر. با در دست داشتن یک لیست از فرایندهای کسب و کار، می شود بررسی کرد که چه ریسک هایی مهم هستند و چه ریسک هایی را می توان نادیده گرفت.

برای هر ریسک، سازمان باید موارد زیر را تعیین کند:

  • تواتر. این ریسک چند بار اتفاق می افتد؟
  • قابل پیش بینی بودن. آیا سازمان می تواند زمان اتفاق ریسک را پیش بینی کند؟ (فصلی، در زمان اوج فروش، … )
  • هشدار قبلی. آیا قبل از بروز ریسک، نشانه هایی اتفاق می افتد؟ آیا سازمان می تواند در این زمان واکنشی نشان دهد؟
  • مدت زمان. ریسک چه مدت ادامه می یابد (محدود است یا تا زمانی که اقدامی انجام نشده ادامه می یابد)؟
  • اثرات. چه مواردی تحت تاثیر قرار می گیرد (کیفیت محصول، زمان بندی، تجهیزات، رضایت مشتری، … )؟
  • پولی که از دست می رود. ارزش پولی ریسک چقدر است؟

بعد این اطلاعات برای تدوین برنامه اقدام در برابر ریسک ها، مورد استفاده قرار می گیرند. این برنامه ها از بحرانی ترین، تا معمولی و خفیف دسته بندی می شوند.

سازمان شما برای پایدار ماندن در این زمانه پرآشوب، چگونه از فرایندها استفاده می کند؟

منبع:

  • https://www.apqc.org/blog/how-process-helps-us-survive-covid-19
۰ پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *